Neste momento, muitas empresas estão buscando alternativas para se adequarem à LGPD. E existem diversos desafios neste processo. Um dos primeiros desafios práticos é definir qual será a ferramenta utilizada para realizar o Inventário de Dados. Nesta etapa importantíssima é feito o Mapeamento de Dados Pessoais e Sensíveis que a empresa possui sob seu controle. As planilhas para o Mapeamento de Dados que DPOs e empresas estão utilizando são geralmente criadas a partir de modelos oferecidos em cursos, baixadas da Internet ou criadas/adaptadas pelos seus utilizadores.
Planilhas para o Mapeamento de Dados são confiáveis?
Existem planilhas de Mapeamento de Dados muito completas e bem elaboradas. Assim como também muitas planilhas incompletas disponíveis na internet. Estas planilhas “malfeitas” podem levar a empresa a fazer um levantamento inadequado e não alcançar o principal objetivo deste mapeamento, que é registrar todas as informações pertinentes a Dados Pessoais e Sensíveis que existam no negócio.
Além disso, é preciso ficar claro que, ao escolher utilizar planilhas para Mapeamento de Dados, serão necessárias uma série de outras planilhas além desta.
Haverá a necessidade de planilhas para Gestão e Análise de Riscos, Avaliações de Terceiros, Relatórios, Gestão de Vulnerabilidades, Controles e Fluxos de Trabalho para Atendimento aos Direitos dos Titulares de Dados e diversas outras necessidades de documentação para adequação à LGPD através planilhas.
A utilização de planilhas pode aumentar ainda mais a complexidade da adequação à LGPD que, por si só, já é uma transição bastante complexa pelo nível de detalhe exigido na operação.
E quais são os principais problemas que essas planilhas trazem?
Erro humano
As planilhas para Mapeamento de Dados são um recurso limitado e que estão sujeitas ao erro humano. Este risco de erros é amplificado quando há várias pessoas acessando e alterando o mesmo documento disponível em rede ou em nuvem. Essa inserção manual de informações estão sujeitas a diversos erros, desde descartes indevidos, erros de digitação ou até mesmo a inserção de informações incorretas ou imprecisas.
Permissões de acesso
Por mais que seja possível controlar as permissões de acesso a uma planilha, resgatar o histórico de versões e avaliar as alterações realizadas é um trabalho bastante manual. E esta característica pode acabar dificultando a gestão eficiente destes dados. A necessidade de revisão manual faz com que os responsáveis percam muito tempo no processo de identificação até chegar finalmente à correção dos erros.
Visibilidade insuficiente
Quando vários colaboradores trabalham na mesma planilha fica muito difícil de controlar as alterações, mesmo utilizando recursos avançados de coautoria de serviços online como Microsoft 365 e Google Workspace. Isso aumenta bastante o risco do erros humanos no processo, além de aumenta as chances de entrada de dados imprecisos. O maior problema disso é que você talvez até consiga rastrear quem, o quê ou quando ocorreram as mudanças. Porém isso será feito será através de um processo manual muito mais penoso, demorado e caro para a organização.
**Relatórios atrasados ** A entrada e a validação de dados precisam ser processadas manualmente antes de executar um relatório e apresentar os resultados. Muitas vezes, esse tipo de consolidação requer manipulação manual pesada e análise de vários arquivos de forma bastante manual. A complexidade do processo acaba gerando um custo de trabalho bastante alto para o negócio, além de os resultados contarem com o risco de serem imprecisos.
Falta de confiabilidade
Ao utilizar planilhas, suscetíveis a erros humanos e que podem sofrer pela falta, dificuldade ou até mesmo inexistência de controle de alterações, às informações registradas podem não possuir a confiabilidade necessária para a apresentação ao mercado ou à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
Dificuldade para auditoria
Devido à falta de confiabilidade dos dados, o uso de planilhas acaba gerando dificuldades para a realização de auditorias. Afinal, ao não existirem todos os controles necessários para rastrear as mudanças, além da ausência de uma visão resumida das atividades, analisar cada planilha com um conjunto grande de informações pode ser um trabalho com volume bastante desafiador.
Análises limitadas de dados
Com a utilização de planilhas a análise de dados fica bastante limitada. É necessário conectar diversas planilhas para gerar dashboards (centrais de gerenciamento) para realizar o cruzamento de dados. E mesmo assim, o uso de planilhas ainda apresenta diversas limitações quando comparadas às soluções de software que realizam as atividades de Inventário de Dados, Gestão de GRC e Gestão da Privacidade e Segurança de Dados.
E como resolver esses problemas?
Hoje a inPakta conta com o ERP InPrivacy, uma workstation completa de LGPD com todas as necessidades sendo atendidas em um só lugar. Criado justamente por quem utilizava planilhas, o software foi pensado enderençando todos os problemas que consultores e advogados passam no dia a dia com planilhas de excel no processo de adequação.
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