A LGPD traz regras relativas à privacidade e segurança de dados, seja essas informações dos clientes, colaboradores ou fornecedores. Por isso, o RH precisa se atentar e se adaptar a essas mudanças. Afinal, o setor lida diretamente com diversos dados pessoais, além de ter controle sobre toda a jornada do colaborador na empresa.
Mas, quais serão essas modificações necessárias e como as empresas podem se adequar a elas?
Implementando a LGPD no RH
Como a lei entrou em vigor em agosto de 2020, muitas empresas adiantaram os processos, ou até mesmo já estão com todo o procedimento feito.
Contudo, ainda existem organizações que possuem dúvidas sobre a LGPD no RH. Para isso, preste muita atenção dos pontos de:
Procurar se informar sobre a lei e todas as suas diretrizes; Buscar consultoria especializada e um profissional de segurança da informação para avaliação e diagnóstico preciso para dar início ao plano de mudanças focadas na nova lei; Saber quais são as situações de risco da empresa; Saber de onde, quando e como são coletados os dados de clientes, fornecedores e colaboradores; Descobrir onde os dados são guardados e se há algum tipo de proteção de acesso; Avaliar se os colaboradores sabem evitar vazamentos ou se possuem noção da responsabilidade sobre as informações; Focar em correções antes de tentar solucionar problemas; Buscar tecnologias e ferramentas para auxiliar nas adaptações; Fazer reuniões e treinamentos para alinhar toda a equipe com a nova lei; Além dessa lista com orientações para se preparar para esta nova etapa, temos 3 passos essenciais para obter um processo de segurança e proteção de dados com sucesso.
1. União do RH com o setor de TI
Aqui temos um spoiler do que a LGPD irá proporcionar: RH e TI ainda mais unidos. RH e TI já são setores com alto grau de afinidade, mas assim que a LGPD entrar em vigor, ficarão ainda mais próximos, principalmente no momento de reestruturação.
Uma das principais propostas da lei é a criação do cargo de Encarregado de Proteção de Dados. Esse profissional deverá reavaliar contratos, políticas da empresa e todos os processos que envolvam dados pessoais.
De maneira conjunta ao RH, o TI deverá desenvolver programas de compliance capazes de garantir a segurança das informações para que sejam efetivamente protegidos. Lembrando que qualquer violação ou vazamento de dados pode causar punições.
2. Proteja as informações dos candidatos
A proteção de dados deverá ser feita desde o momento em que o candidato se cadastra em um processo seletivo de uma empresa. Deverá ser elaborado um documento onde o indivíduo precisa assinar a permissão que seus dados sejam utilizados pela empresa e serão mantidos em arquivos.
Em casos de consultorias e empresas de recrutamento e seleção, pode ser pedido que o candidato autorize que o seu currículo seja acessado por outras empresas e a finalidade, já que é comum mostrar diferentes profissionais que possuem os requisitos de outras empresas também.
3. Atenção nos processos de admissão de novos colaboradores
O momento de admissão de novos colaboradores é o onde os profissionais de recursos humanos acabam adquirindo diversos dados sensíveis dos novos talentos. O ideal é que os novos colaboradores compreendam a finalidade dos formulários de autorização de uso de dados e não tenham nenhuma dúvida. O RH deve deixar os novos funcionários alinhados com todos os detalhes desde o primeiro dia.
Os profissionais de RH consideram a LGPD um avanço e um marco legal para as empresas. A lei trará mais consciência de todos os seus dados pessoais nas mãos das organizações. Muitos acreditam que o grau de confiança entre os cidadãos e as empresas irá aumentar e, quanto mais eficiente for, melhor a empresa será vista no mercado.
Os benefícios da tecnologia na proteção de dados
Um dos principais meios de se adequar à LGPD no RH ocorre através da tecnologia. Uma empresa que já faz uso de um software de recrutamento e seleção com funções unificadas já sai na frente de muitas outras que ainda não unificaram seus procedimentos, tanto os internos quanto os externos.
Softwares de recrutamento e seleção possuem altos níveis de segurança no que diz respeito a dados, o que dificulta o acesso a esse tipo de informações, evitando que empresas sofram as sanções que serão impostas pela LGPD.
Caso a empresa já utilize ferramentas, softwares ou plataformas, verifique se eles já estão atuando em conformidade com a LGPD e se estão prontos para atender essas novas necessidades.
Com a vigência plena da LGPD, a segurança da informação não será mais uma opção, mas se tornará uma rotina obrigatória. Após a lei entrar em vigor, esses dados precisarão ficar obrigatoriamente protegidos e só poderão ser utilizados com uma finalidade específica e com o consentimento e autorização do proprietário da informação. E a utilização de softwares ou ferramentas que estejam atuando em conformidade com a LGPD é fundamental para as empresas se adequarem nesta nova realidade.